Организация и оценка работы детского лагеря

Что такое видение

Наиболее часто встречающееся определение видения - это умственная картина будущего, или, другими словами, представление о будущем. Данное определение по своей сути универсально.

Чем видение организации отличается от миссии организации? Миссия лагеря объясняет его предназначение, отвечая на вопрос: «Почему ваш лагерь существует?». Видение определяет направление развития лагеря, отвечая на вопрос: «К чему мы хотим прийти в результате деятельности в лагере?».

Не менее важно понимать разницу между функциями целей, миссии и видения.

Цели устанавливаются на определенный промежуток времени, чтобы конкретизировать деятельность, упорядочить и эффективно использовать человеческие и другие ресурсы. Очень важно, чтобы цели соответствовали миссии и вписывались в рамки видения.

Что определяется в первую очередь? Цель, видение или миссия? Логично предположить, что в первую очередь необходимо найти видение, затем сформулировать миссию и уж потом взяться за цели. При этом видение и миссия могут меняться местами, и последовательность здесь не принципиальна.

Миссия организации может оставаться неизменной на протяжении всей истории ее существования, тогда как видение меняется по мере его исполнения.

Существует два основных типа видения: видение для организации и видение для собственной жизни (стать молодежным лидером, получить профессию юриста, открыть свое дело и т.д.).

Видение рождается. Не смотря на разные исходные данные, каждый лидер может научиться вырабатывать видение. Для этого необходимо понять процесс «выработки».

Видение затрагивает душу. С чего начать? Как выработать видение максимально подходящее для меня и моей ситуации? Начать нужно с исследования собственного сердца.

Видение отвечает на запросы времени. Необходимо быть внимательным к тому, что происходит рядом с нами. Если мы поймем причины происходящих вокруг нас перемен, мы сможем определить нашу задачу.

Видение требует изучения и познания. Видение не обязательно требует немедленных действий. Когда нам становится ясно, чего нам хочется, или когда у нас появляется сильная убежденность в правильности нашего видения, мы хотим немедленно приступить к делу. Это не всегда правильно. Рождение видения не означает, что вам всегда будет гореть «зеленый свет». Нет, зачастую будет много препятствий. В большинстве случаев видение, скорее, требует терпения и веры в правильность своих решений, нежели быстрых действий.

Созидание команды

Созидание всегда чего-то стоит. У созидания команды тоже есть своя цена. Когда строят дом, делая его более удобным, красивым и долговечным, его цена возрастает. Чем больше сил вы приложите к созиданию команды, тем лучше она станет; но знайте - это будет за ваш счет. Какова же цена созидания команды? - Ваше собственное "я"! Величайшее препятствие в созидании команды - это собственное "я" лидера, выраженное в своекорыстии и тщеславии. Хороший лидер помнит об этих препятствиях и каждый день умело их преодолевает.

Чтобы помочь вам справиться с тщеславием и своекорыстием, мы избрали символ - жертвенник.

Ниже приводится список из двенадцати добродетелей, каждую из которых вам необходимо постоянно проявлять в отношениях с каждым членом команды. Чем выше вы будете ценить своих сотрудников, тем больше добродетелей по отношению к ним вы будете проявлять. Чем больше добродетелей вы будете проявлять по отношению к ним, тем больше они будут вырабатывать эти добродетели в себе, отчего будет повышаться качество их работы и взаимоотношений друг с другом. Если же вы не цените своих сотрудников, то, скорее всего, ваши добродетели по отношению к ним проявляются в очень малой степени или не проявляются вообще. В результате, ваши сотрудники не будут возрастать и это приведет к тому, что они либо покинут ваше служение, либо послужат причиной его распада.

Обдумайте каждую из нижеследующих добродетелей и начните изыскивать возможности для их проявления по отношению к своим сотрудникам. Поступая так, вы будете созидать здравые взаимоотношения и, в то же время, успешно выполнять стоящие перед вами задачи.

Возведен ли жертвенник в вашем сердце? Как часто вы им пользуетесь? Что вы готовы принести в жертву, чтобы стать более доступными для членов своей команды? Что вы стараетесь делать: искать точки соприкосновения со своими сотрудниками или же держаться от них на безопасном расстоянии?

Как подчиненные относятся к лидеру, который ни чего не желает для себя и отдает им все лучшее, что у него есть? - Они любят его! Они делают все возможное и невозможное, чтобы угодить ему.

Двенадцать добродетелей созидания команды

1. Понимание - стремитесь к тому, чтобы ваши сотрудники понимали вас и не боялись критики, обвинений или завышенных требований с вашей стороны.
2. Доверие - проявляйте доверие к каждому сотруднику, чтобы каждый член команды чувствовал вашу уверенность в нем, вашу полную поддержку и принятие.
3. Уважение - почитайте своих сотрудников высшими себя.
4. Видение - помогите сотрудникам увидеть свое место в мозаике всего происходящего.
5. Возможность - дайте каждому сотруднику свободу избирать для себя волю - благую, угодную и совершенную.
6. Прощение - ежедневно прощайте своих сотрудников, чтобы к ним приходили обновление, надежда и уверенность в себе снова браться за дело.
7. Терпение - будьте терпеливы, понимая, что возрастание ваших сотрудников - это процесс, требующий времени. Пусть в вас постоянно живет мечта о каждом из них.
8. Увещевание - давайте своим сотрудникам объективную и конструктивную оценку, а также советы для исправлений и изменений. Напоминайте им о последствиях посредственности и высокомерия.
9. Информация - инструктируйте и информируйте своих сотрудников, чтобы они могли пользоваться вашими знаниями и опытом; делитесь с ними своими секретами, чтобы избежать дорогостоящих ошибок. Работая вместе вы сможете добиться того, чего в одиночку ни кто из вас достичь не сможет.
10. Кротость - пусть ваша кротость будет очевидна в общении с каждым сотрудником, чтобы они не испытывали перед вами страха.
11. Сочувствие - будьте с ними и в радости, и в разочаровании, и в печали, чтобы они чувствовали вашу полную поддержку.

12. Воодушевление - вдохновляйте своих сотрудников, чтобы они чувствовали всю значимость своего служения и трудились с ревностью и самоотдачей.

Опять обучение?

Почему мы так часто говорим о важности обучения? Ниже приводятся доводы в пользу обучения.

1. Человеческое естество

Цель детского лагеря состоит в том, чтобы учить друг друга созидать взаимоотношения: как с обществом, так и с человеком. Именно это делает лагерь настоящим лагерем. Это – единственная цель лагеря. И вряд ли есть такой человек, которому удалось бы превратиться из разрушителя взаимоотношений в созидателя взаимоотношений без интенсивного обучения.

2. Умение распоряжаться ресурсами

Время, возможности, условия, люди, деньги – все эти ресурсы даются сотрудникам лагерей с надеждой на их добросовестное использование. Все эти ресурсы драгоценны. Те, кто вам их предоставил, хотят, чтобы эти ресурсы были использованы для созидания с максимальной отдачей. Эти ресурсы могли бы быть вверены и в другие руки, но их вверили их именно вам, потому что вам доверяют. И теперь за вашей работой наблюдают, чтобы увидеть, понимаете ли вы это. Если вы исполните то, что от вас ожидают, то вам будут доверять и далее. Если же вы проявите неумение распоряжаться ресурсами, то на следующий год вам придется искать ресурсы в другом месте.

У воспитанников тоже есть ожидания. Они прекрасно видят разницу между хорошо организованным лагерем и лагерем, где работают плохо обученные сотрудники. Лучший способ добиться максимально эффективного использования ресурсов – это обучение сотрудников. Но обучение будет действенным лишь в том случае, если оно всегда будет стоять во главе вашего списка приоритетов. Это обучение должно включать в себя обучение благочестию, администрированию, составлению программ, организации питания, взаимоотношениям, управлению финансами, коммуникации, планированию, охране здоровья, психологии, работе с воспитанниками после лагеря, связям с общественностью и т.д. Ничто не стоит дороже и ничто не ограничивает сильнее, чем незнание. Незнание ведет к ошибкам, ограничивает возможности и лишает свободы творчества. Знание же открывает возможности, развивает способности и облегчает планирование. Умение распоряжаться ресурсами дает возможность достигать большего при меньших затратах.

Оценка работы лагеря

Проводить оценку работы лагеря очень важно. В работе лагеря задействовано большое количество людей. Лагерь нравится воспитанникам. Родители хотят отправлять в него своих детей каждое лето. Вы директор лагеря. Этот лагерь – не ваша собственность. Вы за него ответственны перед всеми, кто принимает участие в его проведении. Проводя тщательную оценку работы лагеря, вы проявляете уважение ко всем, благодаря кому этот лагерь существует.

А. Для чего нужна оценка работы лагеря

1. Чтобы определить все, что вы делаете правильно и спланировать, как к следующему лету сделать это еще лучше.
2. Чтобы увидеть ошибки и исправить их; чтобы выявить проблемы и предпринять шаги к их предотвращению в будущем.
3. Чтобы определить потребности людей, которым вы служите, и оценить, в какой степени лагерь отвечает этим потребностям.
4. Чтобы проанализировать программу лагеря с точки зрения ее соответствия возрасту воспитанников, творческой насыщенности, выполнимости и соответствия целям лагеря.
5. Чтобы еще раз пересмотреть миссию вашего лагеря и определить, в какой степени удалось ее исполнить, и предпринять необходимые шаги к тому, чтобы следующим летом исполнить ее еще лучше.
6. Составить основные планы на следующее лето, чтобы вся команда лагеря знала, о чем мечтать и что планировать в течение предстоящих межканикулярных месяцев.

Когда вы проводите оценку проделанной работы, это свидетельствует о том, что вы серьезно относитесь к своим обязанностям, не довольствуетесь посредственностью и делаете все возможное, чтобы к следующему лету поднять работу на более высокий уровень.

Успех лагеря не определяется количеством воспитанников или количеством проведенных смен. Успех лагеря определяется степенью исполнения миссии и достижения целей лагеря. И вы никогда не узнаете, в какой степени вы исполнили миссию и достигли цели, пока не сопоставите миссию и цели лагеря с результатами работы каждого отдела лагеря. Поэтому еще до начала работы лагеря позаботьтесь о том, чтобы миссия лагеря была четко сформулирована, записана и доведена до сведения каждого сотрудника. Только тогда в ваших руках будет инструмент, необходимый для проведения качественной оценки работы лагеря.

Б. Как проводить оценку работы лагеря

Мероприятия по оценке работы лагеря должны входить в план работы лагеря на лето. Даты и сроки этих мероприятий должны определяться еще весной и доводиться до сведения всех, кто будет участвовать в проведении оценки. Оценка должна проводиться на территории лагеря, ведь именно здесь все происходило; кроме того, наряду со всеми аспектами лагеря, территория тоже нуждается в оценке.

Кто должен участвовать в проведении оценки? Руководители всех отделов лагеря: координаторы программы, шеф-повар, спортивный координатор, офис-менеджер, старшая медсестра, координаторы спецпрограмм, администратор, завхоз.

Директор, совместно с двумя или тремя старшими сотрудниками, отвечает за составление плана проведения оценки лагеря. План проведения оценки должен включать каждый аспект работы лагеря. Например:

1. Атмосфера в лагере: на кухне, во время вечернего собрания, в медпункте, в офисе, в спальном корпусе, на игровой площадке. Необходимо ответить на вопрос: «Что способствовало и что препятствовало созданию хорошей атмосферы?»
2. Взаимоотношения: между сотрудниками в различных областях, между сотрудниками и воспитанниками, среди воспитанников, между сотрудниками и родителями, с властями, с соседями лагеря.
3. Программы. Каждую смену нужно оценивать отдельно. Вечерние собрания, собрания сотрудников, специальные мероприятия, спорт, рукоделие, музыка, театральные мероприятия, тематические дни и т.д. – все это нужно оценить и сделать рекомендации на следующий год.
4. Пищеблок: закупка, доставка, хранение и приготовление продуктов; качество и вкус пищи, меню, способы раздачи, санитарные условия, организация работы столового зала.
5. Администрация: должностные обязанности, правила, политика, методы и эффективность коммуникации, техника безопасности, решение проблем, способы обеспечения дисциплины среди сотрудников и воспитанников, процесс принятия решений, подотчетность, распоряжение финансами, порядок работы в дни заезда и отъезда, порядок действий в чрезвычайных ситуациях.
6. Сотрудники: методы набора сотрудников, обучение и установочные семинары, качество кураторства, личная опека, методы и эффективность оценки, рекомендации на следующий год.
7. Инвентарь и оборудование: для программы, спорта, рукоделия, медпункта, кухни; а также инструменты, транспортные средства, палатки, мебель – все, что вы используете в работе лагеря, необходимо оценить с точки зрения состояния: отправить на хранение до следующего года, отремонтировать или заменить.

Директора лагерей должны помнить, что большинство людей не знакомы с процессом проведения оценки. Поэтому лучше всего еще до начала лагеря провести с ключевыми сотрудниками установочное занятие по проведению оценки работы лагеря. Перед этим занятием дайте каждому ключевому сотруднику экземпляр данной статьи и попросите внимательно ее изучить. Изучив эту статью, они будут готовы к ее подробному обсуждению во время установочного занятия. Когда они ясно поймут, для чего и как проводится оценка, у них появятся идеи о том, как оценивать свою работу изо дня в день. Они будут знать, на что нужно обращать внимание во время работы лагеря, чтобы было легче проводить оценку в конце лагеря.

В. Задания

За неделю до проведения оценки каждый руководитель отдела получает задание, включающее в себя следующее:

1. Подготовить отчет о том, что сделано отделом в течение лета.
2. Составить список сотрудников отдела, с указанием вида деятельности и оценки работы каждого сотрудника (1 – неудовлетворительно, 10 – отлично).
3. Перечислить благословения в работе отдела.
4. Указать основные проблемы внутри отдела и проблемы во взаимодействии с другими отделами.
5. Подготовить лист учета инвентаря с указанием состояния инвентаря.
6. Предоставить рекомендации на следующий год.
7. Составить перечень неоконченных дел, которые нужно завершить, чтобы полностью исполнить свои обязанности на лето.
8. Быть готовым объяснить каждый из семи предыдущих пунктов.

Это задание необходимо дать руководителю каждого отдела в письменном виде за неделю до начала проведения оценки. Это нужно для того, чтобы руководитель отдела мог обсудить каждый пункт со своими сотрудниками, прежде, чем они покинут лагерь. Его отчет должен отражать мнения, впечатления и чувства всех сотрудников отдела, а не лишь его самого.

Г. Мероприятия по проведению оценки работы лагеря

Утром, в первый день оценочных мероприятий, директор проводит для всех участников установочное занятие. Его продолжительность не должна превышать одного часа. Цель этого занятия – кратно объяснить важность проведения оценки для лагеря и убедиться, что руководитель каждого отдела понимает свое задание. После установочного занятия каждый участник оценочного процесса идет в свою комнату и занимается подготовкой письменного отчета, который должен быть сдан директору на следующий день перед завтраком, чтобы директор мог сделать себе копии этих отчетов.

Что касается директора, то он готовиться непосредственно к ведению оценочных мероприятий. Его подготовка включает в себя просмотр должностных инструкций, которые он дал руководителям отделов перед началом лагеря; повторение миссии лагеря; написание благодарности каждому сотруднику, участвующему в оценочном процессе (эту благодарность сотрудник должен был заслужить в процессе своей летней деятельности); составление списка из трех, максимум четырех, наблюдений о наиболее ярких моментах лета с точки зрения директора. Также, он должен подготовить свое мнение по каждому из семи пунктов плана проведения оценки (эти пункты представлены в разделе «Как проводить оценку работы лагеря») и приготовиться вести дискуссии.

Кроме того, он должен подготовить реально выполнимый рабочий график на дни проведения оценочных мероприятий. Маленькому лагерю (до 120 воспитанников) для проведения оценки достаточно будет одного дня. Среднему лагерю (до 320 воспитанников), вероятно, потребуется два дня. А большому лагерю (более 320 воспитанников), скорее всего, потребуется три дня, чтобы провести всестороннюю оценку своей работы.

Составленный директором рабочий график должен содержать время выступления каждого руководителя отдела с отчетом, сколько времени отводиться на отчет и сколько времени выделяется на обсуждение этого отчета. Также, в расписании указывается время перерывов, приемов пищи, подведения итогов, принятия решений и предварительного планирования на следующий год. Заканчивается рабочий график праздничным вечером.

Во второй день оценочных мероприятий директор открывает собрание и назначает секретаря, который будет тщательно записывать все обсуждаемые темы, принимаемые решения и распределяемые поручения. После этого он знакомит участников с планом работы и просит его утвердить.

Далее по ходу собрания руководитель каждого отдела рассказывает о наиболее ярких моментах работы своего отдела. Затем директор вручает свои благодарности каждому присутствующему сотруднику. Такое начало проведения оценки создаст хорошую рабочую атмосферу на оставшееся время работы.

Д. Проведение оценки и связанные с ним проблемы

Спланировать и провести оценку работы лагеря, дающую хорошие результаты, не легко и вот некоторые причины, почему:

1. Для проведения оценки нужно видение. Видение – это способность представлять умом, что может быть, и чувствовать сердцем, что должно быть. Директор, обладающий подобным видением относительно своего лагеря, никогда не упустит возможности провести оценку, поскольку он понимает всю важность оценки работы лагеря для реализации видения. Лагеря, которыми руководят директора без видения, не оценивают работу своих лагерей, потому что они и так довольны собой. Из таких лагерей уходят лучшие сотрудники, в таких лагерях царит застой, и их шансы на выживание не велики.
2. Проведение оценки многого стоит. Оно стоит времени, денег на питание и проживание участников оценочного процесса, а также сил – физических, умственных и эмоциональных. Только те, кто проводил тщательную оценку работы лагеря со своими ключевыми сотрудниками сразу же по окончании лагеря, понимают, что потери лагеря, вызванные отсутствием проведения оценки, намного больше, чем затраты на ее проведение.
3. Для проведения оценки требуется мужество. Многие лидеры боятся узнать правду о работе своего лагеря. Им не хватает мужества, чтобы выявить свои ошибки и начать работать над их исправлением. Они предпочитают оставаться в неведении, вместо того, чтобы выяснить все имеющиеся недостатки и развиваться дальше.
4. Проведению оценки мешают предубеждения. Для того чтобы дать объективную оценку, нужно участие. Каждый участник должен быть готов выражать свое мнение, при этом, избегая осуждений. Он должен быть уверен, что высказанное им мнение не повредит его репутации, что другие участники процесса на него не обидятся или не будут над ним смеяться. Оценочная команда должна принимать любое мнение, внимательно выслушивая его и стараясь понять точку зрения друг друга. Необходимо давать возможность высказываться людям с разными точками зрения.
5. Проведению оценки мешает непонимание подотчетности или нежелание ей заниматься. Директора, обладающие глубоким чувством ответственности перед своими ключевыми сотрудниками, относятся к оценочному процессу как к эффективной и важной возможности для подотчетности. Годовой отчет такого директора не будет содержать лишь его собственную интерпретацию событий, а будет основан на мнениях и переживаниях всей лагерной команды.

Е. Польза от проведения оценки работы лагеря

1. Формирование команды. Процесс проведения оценки дает возможность ключевым сотрудникам принимать в нем участие и вносить свой вклад. Это создает множество возможностей для выявления и исправления проблем, которые, когда остаются нерешенными, заставляют ваших лучших сотрудников искать себе другой лагерь. Это дает вашим ключевым сотрудникам возможность поделиться друг с другом своей мечтой о лагере и, таким образом, принять участие в формировании его будущего. Этот процесс растворяет такое понимание, как «ваш лагерь», и заменяет его внутренним чувством того, что это «наш лагерь». Для любого лагеря это – огромный плюс.
2. Улучшение взаимоотношений. Вряд ли вы когда-нибудь заканчивали летний лагерь совсем без недоразумений, обиженных чувств и «кислых» физиономий. Это все можно увидеть в процессе проведения оценки, потому что каждый руководитель отдела поговорил с каждым своим сотрудником и обнаружил «холодные колючки». С этими «холодными колючками» нужно разобраться немедленно: либо во время проведения оценки, либо сразу же по ее окончании, если человек, которого это касается, уже покинул лагерь. Оценочный процесс помогает нам поддерживать хорошие взаимоотношения.
3. Рост лагеря. Оценочный процесс позволяет видеть творческие способности сотрудников и, этим самым, совершенствовать лагерь. Это создает заряд радости и энтузиазма на будущее. Часто, под конец проведения оценочных мероприятий, наши сотрудники становились настолько «заведенными», что были готовы сию минуту броситься открывать новую лагерную смену. Они просто не могли ждать до следующего лета. Это для них было слишком долго. Они хотели уже сейчас опробовать свои новые планы и идеи. У них появилось многое, о чем можно поговорить со своими друзьями и вдохновить их приехать в лагерь следующим летом. Теперь для подготовки у них была целая зима, и они знали, как и к чему готовиться.

Каждое лето после последней смены, ключевые сотрудники остаются в лагере на четыре дня, чтобы провести оценку работы лагеря и составить план, который к следующему лету сделал бы ваш лагерь еще лучше. Ваш лагерь никогда не перестанет расти. Вы расширите территорию, добавите новые программы, увеличите количество сотрудников, и все равно вам придется отказывать в приеме многим воспитанникам, потому что вы будете заполнены до отказа. Ваш лагерь получит репутацию, отличающегося высоким качеством и пользующегося доверием у населения, где подростки и молодежь начинают правильно свой путь, а сотрудники развивают свои способности и духовно возрастают.