Управление вожатым своим временем
В. Маяковский:
Товарищ, запомни правило простое:
работаешь - сидя,
отдыхай — стоя!
Управление временем, организация времени ( англ time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.
Основные принципы тайм–менеджмента
Наибольшую продуктивность от нашей работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:
- умение верно ставить цели;
- умение правильно определять приоритеты;
- умение варьировать инструментами планирования;
- наработка необходимых привычек.
Что собой представляет умение верно ставить себе цели? Эффективный тайм–менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной.
Умение правильно определять приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.
С наработкой необходимых привычек всё просто. Стабильность повторения правил тайм–менеджмента изо дня в день способствует наработке навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд, идея которого лежит в основе сущности тайм–менеджмента.
Осы и пионеры
У вожатых в детских лагерях ходит шутка, что в работе вожатого все хорошо. Только две вещи мешают: Осы и пионеры. Все понимают суть этой шутки, так как все понимают, что без пионеров не было бы и вожатых.
Еще история.
Пете и Вове подарили по щенку.И они начали делать будки для них. Через пару часов, родители Вовы пошли посмотреть, что у Вовы вышло и они увидели нечто кривое-косое и недоделанное. они спросили, что случилось, а Вова ответил им, что ему щенок мешал работать - все время лаял.
Родители Пети увидели совсем другую картинку. Хорошая аккуратная будка и щенок, радостный сидит в ней. Они спросили его, как он справился? В ответ Петя сказал, что ему щенок помогал. - Как? - Все время лаял!
Да-да, нам много песен поют про управление временем и все такое. Но, друзья, дети - прежде всего. Мы же для них, собственно и работаем в лагере и мы, благодаря им, существуем как вожатые. Некоторые начальники детских лагерей, правда, думают, что высший приоритет на прерывание - у них. А надо наоборот - такой приоритет должен быть у их вожатых, то есть у непосредственно подопечных детей их вожатых.
Разумеется, нужно понимать принципы тайм-менеджмента и нельзя допускать частых переключений между задачами. С другой стороны, одним из принципов тайм-менеджмента является расстановка приоритетов. О чем же тогда речь? :-)
Cоветы по тайм-менеджменту
Вы считаете, что ваша деятельность должна быть более организованной и/или продуктивной? Вы проводите весь день в бурной деятельности, не останавливаясь ни на минуту, а вечером удивляетесь, почему не сделали столько всего важного?
Навыки тайм-менеджмента особенно важны вожатым, которым зачастую приходится выполнять много совершенно разных дел в течение одного дня. Эти советы по управлению временем помогут вам увеличить вашу производительность, оставаясь собранным и не “перегреваться”
Вступление окончено. Переходим к советам.
- Поймите, что тайм-менеджмент - это миф. Вне зависимости от того, насколько мы организованы, в сутках есть только 24 часа. Течение времени не меняется. Все, что мы действительно можем - организовать себя таким образом, чтобы эффективно использовать то время, которое у нас есть.
- Планируя свои действия, помним о глобальных целях, – это поможет правильно ранжировать ежедневные цели и быстрее, таким образом, продвигаться к достижению глобальных.
- Разберитесь, где вы теряете время. Многие из нас становятся жертвами “убийц времени”, крадущих наше время, которое мы могли бы использовать более эффективно. Отслеживайте свою повседневную деятельность. Это объяснит, как сделать эффективно, чтобы вы смогли сформировать реальную картину использования своего времени. Это первый шаг к эффективному управлению.
- Ставьте себе цели. Помните, что целью тайм-менеджмента является изменение поведения, не меняющее время (которое, как мы выяснили изменить невозможно). Хорошим началом является устранение “пожирателей времени”. Составьте план управления временем.
- Расставляйте приоритеты. Каждый день вы должны начинать с расстановки приоритетов по вашим текущим задачам. Если у вас есть 20 задач, подумайте, сколько из них вам действительно нужно завершить сегодня?
- Учитесь передавать полномочия. У вас нет никакой необходимости делать все самостоятельно. Для того, чтобы использовать свое время более эффективно, вам нужно позволить своим подопечным нести часть нагрузки. Поэтому находим тех, кому можно перепоручить часть дел, проконтролировав затем их выполнение. Такая передача доли своей работы подопечным является очень мощным инструментом для повышения собственной продуктивности.
- Создайте алгоритмы действия и используйте их как можно чаще. Хотя могут возникать непредвиденные обстоятельства, вы будете намного более продуктивным, если большую часть времени будете действовать по отработанным методикам.
- Приобретите привычку устанавливать всем задачам определенные сроки.
- Не тратьте время в ожидании. Невозможно совсем исключить ожидания из своей жизни, но их можно наполнить чем-нибудь полезным.
- Ежедневный план составляем накануне вечером. Именно в это время наиболее чётко представляется картина будущего дня и все его главные задачи. Благодаря таким фактам, мы можем правильно распределить очерёдность решения возникших задач, установив их приоритетность и срочность, и разработать маршрут своего передвижения. За ночь наше сознание усвоит составленный вечером план, и на следующий день все действия будут совершаться почти автоматически, без особого напряжения.
- Для правильного планирования следует описать свою концепцию на бумаге. Уровень эффективности тайм – менеджмента во многом зависит от создания списка долгосрочных целей, держать которые в уме бессмысленно. Только записанные, эти цели, словно материализуясь, начинают реально существовать. То же самое относится и к краткосрочным целям. Все они, как мы уже говорили, непременно должны иметь точные сроки достижения. В противном случае цель получится размытой, и план её выполнения будет работать слабо. Записывая свои цели, обязательно учитываем при этом и те, которые касаются нашего здоровья и отдыха.
- Составляя план, учитываем биологические циклы, вызывающие подъём и спад нашей активности и активности наших подопечных.
- Составленный на день план, по мере его выполнения, надо анализировать, вычёркивая претворённые в жизнь пункты. Делать это следует непредвзято, трезво оценивая результат этого претворения в жизнь. Такие действия помогут определиться с дальнейшими целями и сформировать правильное представление о складывающейся ситуации.
Тайм-менеджмент — на каждый день!
Личная эффективность? Что же это такое? Зачем она нужна вожатому?
- Личная эффективность – это способность человека максимально быстро и качественно выполнять определенные задачи.
- По личной эффективности мы можем судить не только о том, насколько быстро вы выполните задание, но и с какой скоростью можете подниматься по карьерной лестнице, получать и использовать новую информацию, и добиваться своих целей.
- Личная эффективность отвечает за важный параметр – работоспособность, которая так необходима каждому вожатому.
- Способов повысить личную эффективность множество. Но хотим спросить у вас: какой из предложенных вариантов вы считаете наиболее эффективным для себя?
Опрос: Думаю, наиболее эффективным может быть....
- Планирование. Чем лучше спланируешь своё время, тем лучше пройдёт твой день.
- Расстановка приоритетов. Эффективнее решить , какие задачи в приоритете, и начать с них
- Концентрация отдыха. Лучше сосредоточится на чём-то конкретном , и тогда результат будет пушка!
- Войти в состояние потока. Мне проще найти то состояние , когда я работаю на пике возможностей -только так получается эффективный результат !
- Грамотный отдых. Важнее всего найти баланс между работой и отдыхом .
Инвестируйте время в пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна… Как правило, оптимальный режим — примерно 5 минут отдыха через каждый час.
«Меньше времени и сил на раскачку — «Метод швейцарского сыра»" — Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные… Через некоторое время в вашем сыре образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.
Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные… В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками»… У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный.
Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее — тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов».
Как все успеть? Почему-то в лагере времени катастрофически не хватает? Попробуем дать несколько простых советов, чтобы стать гипер-вожатым!
- Совет 1. Остановись и подумай! Да, ты еще вчера вечером после планерки решил, как и что будешь сегодня делать, но не ленись ежечасно переоценивать свою стратегию и вносить корректировки в связи с новыми условиями действительности. Посмотри на часы и потрать первые 5 минут каждого часа на планирование следующих 55 минут.
- Совет 2. Заведи блокнот и делай записи. Записывай все: дела, планы, необходимый реквизит, фамилии своих подопечных. Зачем это записывать? Зачем тратить время на чирканье ручкой в блокноте? Поверь, оно того стоит: ты не забыл в первый раз, во второй, но на пятый раз забыл, и тебе придется вести детей назад или ждать вместе с ними лишнее время, и тогда в плане появится несостыковка, потому что потом твой отряд не успеет, например, на репетицию.
- Совет 3. Группируй задачи. Все дело в грамотной логистике. Тебе нужно понять эти принципы и пользоваться ими.
- Совет 4. Расставляй приоритеты. Помни про принцип Паретто, который гласит, что 20 % усилий дают 80 % результата. Что в твоем случае будет результатом? Эмоции и здоровье детей. Ты не должен оценивать себя по количеству затраченных усилий, твоя цель – результат.
- Совет 5. Взаимодействуй с детьми, поручай и доверяй им. Естественно, нельзя поручать все и всем. Но действительно ли важно, чтобы задача была выполнена первоклассно? Например, нужно равномерно покрасить ватман в зеленый цвет, наверняка ты своими руками сможешь сделать это идеально. А смысл? Доверь это детям.
- Совет 6. Идеальные планы в неидеальном мире. Ты, вожатый, уже прекрасно усвоил все предыдущие принципы и готов применять их на практике. Может быть, уже применяешь. Однако действительность диктует еще одно суровое правило: никогда не получится точно так, как ты задумал. Около каждого важного дела в своем плане на день в скобочках подпиши, что ты будешь делать, если проведение занятия окажется сорванным по тем или иным причинам. Естественно, нельзя предусмотреть все возможные варианты развития событий. Просто прими за истину, что любой пункт может оказаться невыполнимым в силу форс-мажорных обстоятельств, и подумай о запасном варианте.
Вожатый 24/7. Как организовать рабочий день, чтобы не спать находу
Как создать идеального вожатого? Рецепт довольно прост: немного учителя, капельку психолога, пару граммов актёра… Слегка приправить сценаристом. Чуть-чуть танцора, аниматора, художника… Подавать с парой десятков детей. Вот такой он, универсальный вожатский рецепт. «Да это же невозможно! С чего начинать»? — спросите Вы. А мы ответим: «С грамотного распределения времени»!
Ни для кого не секрет, что день в любом детском лагере расписан по часам. «8:00 – подъем, 22:00 – отбой». Цифры могут варьироваться, но суть остаётся: режим стабилен. Для детей, да. Но по каким часам живёт вожатый?
Утренний подъем – раньше детей – куда приятнее, когда утром тебя будит бодрый и полный жизненных сил, вожатый! Отбой – задолго после отбоя в отряде – планёрки и подготовки мероприятий ещё никто не отменял! И как тут можно выспаться?
Существует довольно распространенный миф: «Хочешь быть вожатым – забудь про сон»! На самом же деле, всё зависит исключительно от личной способности организовывать своё время. Да, очевидно, что как и любая другая работа – вожатство – подразумевает под собой определенный груз ответственности. А потому обнимать подушку до обеда, и впрямь, вряд ли выйдет. Хотя не стоит забывать, что вожатые редко работают в одиночку, и грамотное распределение обязанностей среди напарников, действительно, способно творить чудеса – отряд живёт, а вожатому хватает времени как на работу, так и на отдых. Но здесь важно помнить: учиться контролировать тайминг стоит ещё до своей первой смены в ДОЛ.
Начните с малого: планируйте день.
В ежедневнике, в заметках телефона или карманном блокнотике. Учитесь ориентироваться и рассчитывать, сколько времени у вас может отнять та или иная задача. Сколько вы проведёте за учебой? Сколько потребуется на встречу с друзьями? А сколько займет дорога? Кстати, о транспорте – отличная площадка для выполнения экстра-задач и экономии времени. В метро, например, можно не только обновлять VK и Instagram. За 15-20 минут пути можно, скажем, подготовиться к семинару или сделать заказ в онлайн-магазине, дабы не тратить время на изнурительные прогулки по торговым центрам. Планируйте, планируйте и ещё раз планируйте. И главное, старайтесь укладываться в заложенное время. Когда вы умеете организовать себя в повседневной жизни, самоорганизация в лагере не будет представлять собой особой проблемы. Да и управлять временем детей станет куда проще!
Хорошо, допустим, с планированием разобрались. А что делать, если проблема куда сложнее: «Я – сова»?. Нет ничего ужаснее на свете, чем оторвать себя от постели раньше девяти/десяти/одиннадцати (нужное подчеркнуть) часов. И вот, вы уже бежите прочь от этой прекрасной таблички со звучной надписью «Детский оздоровительный лагерь». На самом же деле, бояться особенностей своего организма не стоит, ведь есть одно удивительное средство – любимое дело! Наверное, не стоит лишний раз объяснять: если ты действительно, знаешь, что, зачем и ради чего делаешь, никакая усталость не сможет встать на пути к поставленной цели!
Подробнее здесь...
Ссылки
- Тайм-менеджмент, досл. управление временем. Скачать книги
- Планирование и управление временем (Тайм-менеджмент). Статьи
Смотреть также