Как организовывать работу

Организаторская работа имеет свою «дистанцию». На ней между стартом и финишем расположены этапы. Их пять.

Старт – получение задания.

1-й этап – определение цели и усвоение задач.

2-й этап – обеспечение работы (условия, средства, исполнители).

3-й этап – планирование работы и распределение обязанностей.

4-й этап – оперативное руководство (согласование, учёт, контроль).

5-й этап – анализ эффективности и подведение итогов работы.

Финиш – отчёт о выполнении задания.

Прохождение каждого этапа будет успешнее, если придерживаться некоторых важных правил организаторской работы.

П р а в и л о 1. Получив задание, разберитесь в нём.

Это значит необходимо:

• хорошо представить себе, какова конечная цель задания, что должно быть на выходе, чего следует добиваться;
• усвоить содержание организаторской задачи: из каких частей она состоит, является простой или сложной, требует ли привлечения помощников;
• выделить главное, основное, увидеть вспомогательное;
• определить последовательные этапы выполнения задачи, выяснить основные условия: сроки, место, материальные средства, предполагаемый состав участников общей работы;
• уточнить своё место, положение: кто подчиняется вам, кому подчинены вы, каковы ваши права и обязанности;
• «проговорить» задание ещё раз, убедиться, что оно верно вами понято.

П р а в и л о 2. Не пренебрегайте опытом других – он ваш помощник. Опыт других не должен вас связывать в поиске новых решений. На основе изученного опыта и своих знаний составьте предварительный план работы.

П р а в и л о 3. Учитывайте возможности членов коллектива. Мысленно сопоставьте основные условия задачи с возможностями имеющихся в вашем распоряжении людей. Подберите помощников, младших организаторов.

П р а в и л о 4. Определите, что вам может понадобиться в работе. Если работа требует материальных средств, то необходимо решить: какие инструменты, материалы, снаряжение вам понадобятся, в каком количестве, где их можно достать, как получить и где хранить. Составьте список необходимых материалов и принадлежностей – вам за них, возможно, придётся отчитываться.

П р а в и л о 5. Составляя план дела, не стройте воздушных замков, исходите из реальных условий. Прежде всего, учитывайте конкретную обстановку, возможности ваши и тех людей, которых организуете. При составлении плана предусмотрите вероятные затруднения, подумайте, как их устранить. Лучше, если вы будете иметь вариант-максимум (в расчёте на то, что вам всё удастся выполнить) и вариант-минимум (есть сомнения в возможностях людей, неопределённостях в сроках, материальных средствах и т. д.). Причём вариант-минимум обязательно должен предусматривать решение основной цели организаторской работы.

П р а в и л о 6. Работа должна быть понятна каждому. Познакомьте всех членов группы с заданием: его целью, содержанием, условиями выполнения. Обсудите план, попросите высказать замечания, предложения, советы, ответьте на вопросы. Внесите, если понадобиться, изменения в план.

П р а в и л о 7. Каждый несёт персональную ответственность за свой участок работы. Это принцип работы организатора: коллективное обсуждение и решение не снимают персональной ответственности с исполнителя за порученное дело.

Распределите членов группы по видам работы, по участкам. Если какую-нибудь часть работы выполняют два человека и более, назначьте старшего. На сложные участки направьте более опытных. Постарайтесь заинтересовать всех участников. Известно, что у человека лучше получается то, что интереснее и приятнее делать.

Проведите инструктаж: давая поручение, чётко формулируёте задачи, условия. Проверьте, понял ли вас человек. Лучше, если он повторит задание. Каждый должен отчётливо знать, за что он отвечает, кто ему и кому он подчиняется.

Эффективность выполнения поручения зависит и от того, как оно предъявлено, иначе говоря, от организаторской инструментовки поручения.

П р а в и л о 8. Объединяя людей, сплачивайте коллектив.

Внимательно осмотритесь вокруг себя, все ли приступили к работе. Наладьте контакты между всеми участниками работы. Вызывайте на соревнование, поддерживайте товарищескую взаимопомощь.

Информируйте всех о ходе общей работы и успехах каждого в ней. Присмотритесь, кому тяжело, у кого не получается, кому надо помочь, кого срочно перевести на другой участок.

Используйте общую работу для сплачивания коллектива. Побеспокойтесь о мажорном тоне коллективной работы. Здесь может помочь песня, весёлая шутка, задор, бодрое настроение самого организатора.

П р а в и л о 9. Координируйте свою работу.

Необходимо постоянно согласовывать, координировать свои действия с другими организаторами, с вышестоящими органами.

П р а в и л о 10. Доверяй, но проверяй.

Когда работа строится на доверии, она идёт лучше. Но контроль и учёт должны быть на каждом этапе организаторской работы.

Следите за ходом выполнения задания на каждом участке, каждым исполнителем. Ведите строгий учёт времени, как соблюдаются сроки исполнения. Не взваливайте всё на себя, активнее привлекайте к проверке исполнения и контролю младших организаторов и самих участников. Оперативно анализируйте эффективность выполнения задачи, определяйте сильные и слабые стороны работы.

П р а в и л о 11. Будьте внимательны при завершении работы.

К этому времени участники дела могут и устать, может появиться торопливость, стремление завершить дело кое-как. Не ослабляйте напряжения в работе, учтите все возникающие затруднения и постарайтесь сообща ликвидировать их. К концу работы у ребят часто появляется желание перенести остаток работы «на завтра», доделать «потом». В этот момент кто-то закончил свою часть работы и ждёт окончания её другими. Такие учащиеся могут расхолаживающе действовать на остальных. Постарайтесь создать такую обстановку, чтобы закончившие дело раньше помогли остальным. Это будет отличным примером настоящего коллективизма и товарищества.

Требуйте отчета о выполнении задания от всех, кому давались поручения. Убедитесь, что дело выполнено полностью.

П р а в и л о 12. Итоговый анализ – залог успешной работы в дальнейшем.

Проведите учёт работы, проделанной на всех участках, во всех подразделениях, каждым членом группы. Обсудите итоги со всеми, кто принимал участие в работе, отметьте лучших, укажите на недостатки. Установите, полностью ли достигнута цель и какими средствами она достигалась. Будьте здесь особенно объективны.

Анализ проделанной работы может проводиться в различной форме в зависимости от конкретного дела.