Эффективный управленческий контроль, ключевые правила

Контроль — процесс обеспечения достижения детской программой своих целей.

Контроль не должен диктоваться подозрительностью и ослеплением властью. Он должен определяться предусмотрительностью и заботой исходя из того, что ошибки свойственны детям и при разумном подходе большинство ребят добиваются хороших результатов. Контроль также должен отмечать хорошо сделанную работу, которая, к сожалению, слишком часто остается незамеченной.

Цель контроля состоит, как правило, не в том, чтобы «поймать», «уличить», «обвинить», хотя и эти цели при известных обстоятельствах ставятся в процессе контроля тогда, когда есть основание предполагать, что желаемое недостижимо сознательно. Контроль как инструмент управления должен стимулировать деятельность и развитие ребят. Если в принципе разделять такой подход к контролю, то должны исчезнуть страхи контролеров и подконтрольных. Ведь это в интересах самого ребенка, чтобы результаты его деятельности были приняты к сведению.

Сопровождающие контроль беседы между вожатым и его подопечным позволяют подопечному выяснить, правильно ли он выполняет свои задачи, нужны ли какие-то изменения. Подросток узнает, чему в его деятельности придается приоритет. Главное же — устраняется неопределенность.

Возможность побеседовать с вожатым, установить с ним контакт соответствует желанию почти каждого ребенка. Контроль, сопровождаемый беседой, подчеркивает значимость контролируемой деятельности. В то же время длительное отсутствие контроля и интереса демонстрирует малую значимость данной деятельности.

Следовательно, требующие удовлетворения потребности ребенка, подтверждают, что контроль — это услуга, которую вожатый должен оказать своим подопечным. Ведь это стремление к признанию результатов деятельности, стремление к уверенной, безошибочной деятельности, стремление контактировать с вожатым и потребность в том, чтобы тебя воспринимали как ответственного человека.

Опытный вожатый никогда не привязывает контроль результативности к конечному сроку. Чем больше расстояние от начала деятельности до ее окончания, тем важнее промежуточные результаты и соответствующий контроль. Длина отрезков должна позволять выявить отклонения на ранней стадии и принимать меры, обеспечивающие выполнение первоначальной цели. Если же из-за изменившихся условий она становится нереальной, ее надо пересмотреть и соответственно сформулировать новые промежуточные цели.

Комбинация обоих видов контроля, как промежуточного, так и финишного, в состоянии предупреждать неудачи. Контроль результата по окончании конкретной деятельности или ее периода должен стать поводом для взгляда как назад, так и вперед, для ответа на следующие вопросы:

• Чему мы научились?
• Что в следующий раз следует делать иначе?
• В чем причина отклонений от намеченной цели?
• Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Не много надо для того, чтобы вмешиваться в чужую деятельность и вызывать раздражение, — ведь постоянно критикуемый ребенок не будет делать больше того, что он должен делать. Для того чтобы превратить контроль в инструмент мотивации, вожатому необходимо прежде всего контролировать себя и избегать самому грубых ошибок. Он должен анализировать собственное поведение, чтобы найти и преодолеть имеющиеся недостатки в осуществлении контроля.

Типовыми правилами контроля являются следующие.

1. Контроль не должен ограничиваться инцидентами

Зачастую задача текущего контроля осуществляется тогда, когда ребенок уже получил замечание. Так формируется «досье» ребенка, в котором собирается «негатив», крайне редко встречается благодарность, когда он совершил что-либо выдающееся. Результат всегда будет со знаком «минус» потому, что плохое охотнее регистрируется.

Нормальный контроль — это постоянная задача, не приурочиваемая ни к каким особым случаям. Если вы хотите помочь ребенку преодолеть какие-то недостатки (непорядок на месте, недостаточное внимание к деятельности, недостаточный кругозор и т. п.), то отметьте это в своем календаре и постоянно напоминайте ему о том, на что следует обращать особое внимание, беседуйте с ним.

2. Тотальный контроль порождает небрежность

Есть вожатые, считающие, что все то, что не прошло через их руки и не было ими «критически» проверено, по всей видимости, чревато ошибками. Они страдают от мысли, что за любую ошибку, допущенную в детской группе, несут непосредственную ответственность, и руководствуются девизом: «Если кто-то из моих детей ошибается, отвечать буду я.». Они контролируют все и вся.

Предположим, что такому вожатому хватит времени на тотальный контроль. Тогда подопечные освобождены от собственной ответственности. Они будут полагаться на то, что ошибки все равно будут обнаружены вожатым. Конечно, это несколько неприятно, но в то же время вожатый видит в этом собственный успех и поэтому сердится не всерьез. Тотальный контроль делает подростков несамостоятельными и нерадивыми. Все вопросы решает вожатый, подопечные не решают ничего.

3. Скрытый контроль вызывает только досаду

Скрытый контроль встречается в разном виде, но когда подопечные начинают об этом догадываться, моральная обстановка в детском коллективе портится надолго. Это означает, что не будет тех результатов, которых ребенок достигает, испытывая радость от своей деятельности. Скрытый контроль часто осуществляется через «информаторов». Находится какой-нибудь тип, который детально, в собственной интерпретации информирующий вожатого обо всех событиях: кто что делает, о чем говорят, как распределены роли. Казалось бы, такой стиль контроля давно должен отмереть.

4. Контролируйте не только любимый участок

Некоторые вожатые контролируют только те вопросы, которые знают лучше всего. Против этого нечего возразить до тех пор, пока контролируемые сектора не слишком сужаются. Опасность в том, что дети быстро уясняют, что проверяется, а что — нет. В соответствующую сторону и направляется их рвение. Наиболее «грамотные» делают при этом «ошибки» в нужном месте, чтобы что-нибудь другое не попало в поле зрения.

5. Контроль — не проформа

«Мои ребята всегда меня выручают. У нас настолько хорошая обстановка: что я просто не могу их жестко контролировать!» — такое тоже приходится слышать. Вожатый стесняется даже говорить о контроле. Чтобы быть на уровне своих обязанностей, он все же осуществляет контроль, но поверхностно и выборочно, с тайной надеждой, что ничего не будет обнаружено. Если какая ошибка и выявляется, то вожатый ее исправляет сам.

Эта установка возникает из-за неправильного представления о контроле. Еще один источник: неуверенность в ведении контрольных бесед и в критике.

6. Не контролируйте из недоверия

Некоторые вожатые при проведении контроля ищут до тех пор, пока не найдут каких-либо упущений, исходя из того, что ребенок всегда что-то делает не так, всегда «что-то» есть и нужно это «что-то» найти. Такой вожатый лишает подопечных радости от своей деятельности и никогда не пользуется их уважением.

7. Не держите своих выводов при себе

Как долго вы держите в себе критику в адрес того или иного подопечного? Вы сразу беседуете с ним или ждете благоприятной ситуации? Придерживаете информацию как козырную карту, чтобы разыграть ее в нужный момент, например в качестве контраргумента при обсуждении вопроса о поощрениях?

Исходите из того, что негативные результаты контроля бесплодны, если не становятся предметом обсуждения. Бывает, что вы не уверены в правильности своих выводов. Внесите ясность как можно раньше. Только если вы сразу доведете их до исполнителя, он сможет сделать правильные выводы. Ведите при этом нормальный, открытый, заинтересованный разговор.

Грамотный вожатый не станет придерживаться одной тактики. Он будет комбинировать стили с учетом складывающейся ситуации. Выбор стиля контроля определяется следующими признаками:

• атмосферой в детской группе;
• желанием ребят принимать участие в заявленной деятельности;
• точностью пределов исполнения поручений;
• типом управленческого стиля у вожатого.

Типовыми вариантами стиля управленческого контроля являются:

• внутренний контроль — саморегулирование подопечных, их ответственность, исполнительность:

  — стратегия А: внутренняя мотивация с мотивацией подопечных к участию в развитии мастерства;

  — стратегия В: внутренняя мотивация при наличии принуждения;

• внешний контроль — наблюдение, корректировка, вознаграждение, привилегии:

  — стратегия С: внешний контроль с учетом неопределенности оценки результатов.

Как сделать ваш управленческий контроль эффективным

Контроль должен не просто собирать информацию, а помогать в решении стоящих перед детской программой задач. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед детской группой или вожатыми.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

1. Выработка правил и критериев.
2. Сопоставление с ними реальных результатов.
3. Принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процедуры контроля — выработка правил и критериев. Он демонстрирует, насколько близки функции контроля и планирования. Правила — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все правила, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий детской программы.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными правилами. На этом этапе вожатый должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от правил.

На второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Третий этап процесса контроля — принятие необходимых корректирующих действий — осуществляется после вынесения оценки процесс контроля. Вожатый должен выбрать одну из трех линий поведения:

1. Ничего не предпринимать. Основная цель — добиться такого положения, при котором процесс управления детской группой действительно заставлял бы ее действовать в соответствии с планом.
2. Устранить отклонения. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения детской группы к правильному образу действий.
3. Пересмотреть правило. Не все заметные отклонения от правил следует устранять. Иногда сами правила могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и правила.

Чтобы контроль мог обеспечить достижение целей, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль должен быть стратегическим, т.е. отражать общие приоритеты детской программы поддерживать их. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над обычными действиями подопечных не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей.

Для эффективности контроля данный процесс должен соответствовать следующим принципам.

1. Ориентация на результаты

Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед детской группой или вожатым. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели ваших действий.

2. Соответствие делу

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

3. Своевременный контроль

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

4. Гибкий контроль

Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

5. Простой контроль

Как правило, наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной.

Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям ребят, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее вожатых.

6. Экономичный контроль

Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе детской программы, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших усилий и средств.